Sådan laver du en vagtplan i 6 trin
En god vagtplan dækker behovet, overholder reglerne og ændrer sig så lidt som muligt efter den er sendt ud. Her er metoden, der virker for caféer, restauranter og butikker.
Opdateret september 2026. Guiden er ikke juridisk rådgivning.
- 1
Skriv behovet ned før navnene
Start med hvor mange, der skal være på arbejde hver time, ikke med hvem. En café har måske brug for 2 fra kl. 7, 4 omkring frokost og 2 til lukning. Så kan du se hullerne, før du fylder dem.
- 2
Lav faste vagttyper
Giv de vagter, der går igen, et navn: «Åbning 7–14», «Aften 17–23». Faste vagttyper gør planen lettere at læse, og medarbejderne ved, hvad de siger ja til.
- 3
Spørg holdet, hvornår de ikke kan
Saml fridage og ønsker ind, før du lægger planen, ikke bagefter. Det sparer flest ændringer. Du behøver ikke vide hvorfor.
- 4
Fordel vagterne og tjek reglerne
Fordel vagterne på roller, og tjek hviletiden: mindst 11 timers hvile mellem to vagter og et fridøgn hver 7. dag. Unge under 18 har strengere regler.
- 5
Publicér planen i god tid
Mange overenskomster kræver, at planen varsles et vist antal dage før. Send den til alle på én gang, så ingen arbejder efter en gammel version.
- 6
Aftal, hvordan vagter byttes
Beslut, om medarbejdere selv må bytte, eller om en leder skal godkende. Skriv det ned, så det ikke ender i en gruppechat, hvor ingen ved, hvem der har vagten.
Papir, Excel eller app?
Et papir på opslagstavlen virker, indtil nogen bytter en vagt. Excel er gratis, men planen skal sendes rundt igen ved hver ændring, og timerne skal tastes i lønsystemet bagefter. En vagtplan-app sender planen til holdets telefoner, lader dem bytte vagter selv og registrerer timerne, som loven har krævet siden 1. juli 2024.
Vil du starte gratis, så brug den gratis vagtplan-skabelon, og tjek planen med 11-timers-tjekkeren. Læs også om loven om tidsregistrering.